مراحل العمل
المرحلة الأولى : تدريب الجامعين الميدانيين
اختيار المتدربين على الجمع الميدان من الحاصلين على دبلوم الدراسات العليا من المعهد العالى للفنون الشعبية بأكاديمية الفنون، والحاصلين على ليسانس آداب قسم اجتماع شعبة أنثروبولوجى والذين تتوفر لديهم خبرات الجمع الميدانى وهو ما يمكنهم من استيعاب التدريبات التقنية على الأجهزة المعدة للمشروع .
وإعداد الجامعين الإعداد العلمى اللازم نظريا وتطبيقا وتدريبهم على عمليات الجمع الميدانى وفقا لمنهج علمى موحد، وطرق وصف المادة وسياقها الذى تؤدى فيه، وتدوين البطاقات الخاصة بالمكان والزمان والاخباريين، واستخدام أدلة الجمع.. الخ ، وتوجيههم إلى اختيار مناطق الجمع الميدانى وموضوعاته.
ويشتمل على
فولكلور ( الأدب الشعبى – الثقافة المادية – العادات والتقاليد- المعارف الشعبية – المعتقدات الشعبية – فنون العرض – الموسيقى الشعبية – الرقص الشعبى – الالعاب الشعبية – التاريخ الشفاهى – الموتيفات الشعبية - الأزياء ومكملاتها)
تفنيات (كاميرا الفيديو - كاميرا الصور - جهاز تسجيل الصوت - الحاسب الآلى المحمول)
التدريب على استخدام الكاميرا للتصوير الفيديو والفوتوغرافى.
التدريب على إمكانيات الكاميرا الرقمية : استخدام الزووم الرقمى والزووم البصرى، استخدامات الفلاش، وتم استعراض إمكانيات الكاميرا فى التصوير فى كافة الظروف وتدريب الجامعيين على مكونات الكاميرا مفاتيح التشغيل الخاصة بها واستخداماتها المختلفة وكيفية توصيلها بالحاسوب، وأيضاً كيفية لتفريغ للملفات.
التدريب على استخدام مسجل الصوت الرقمى.
التدريب على إمكانيات جهاز التسجيل الرقمى وكيفية استخدامه فى جمع المادة وتفريغها.
.
التدريب على كيفية استخدام الحاسوب
التدريب على استخدامات الحاسوب المختلفة كنسخ محتويات الأجهزة بالكاميرا – وأجهزة الصوت هام جدا ، وعمل نسخ احتياطية وتشغيل ملفات الجمع لتفريغها وكذا إرسال المادة الميدانية إلى الإدارة المركزية للمشروع لتقييم محتواها ومتابعة عمليات الجمع وتوجيه الجامعيين الميدانيين بالميدان.
التدريب على استخدام الانترنت اللاسلكى وإرسال المادة الميدانية .
تم الاستعانة بأحدث تكنولوجيا الاتصالات لإرسال المادة الميدانية إلى الإدارة المركزية للمشروع، لتوفير الوقت والجهد للجامعين.
التدريب على استخدام قواعد البيانات المعدة للمشروع .
التدريب على مجموعة من قواعد البيانات التى تم إعدادها بواسطة مهندسي المشروع باستخدام لغة البرمجة سى شارب دوت نت و VB .Net ، وذلك وفق لاحتياجات المشروع.
التدريب على التخزين الاحتياطى..
تم التدريب على التعامل مع وحدات تخزين ثانوية مثل HDD هارد ديسك خارجى ذو سعة كبيرة وكذا استخدام الاسطوانات المدمجة DVD .
المرحلة الثانية : الجمع الميدانى
يتم تزويد كل باحث ينطلق إلى العمل الميدانى – بعد اجتياز التدريب - بكاميرا رقمية تتيح التصوير الثابت والفيديو مضافا إليها جهاز إضاءة بالبطارية، وجهاز تسجيل صوت رقمى يعمل بالبطارية، وجهاز كمبيوتر محمول. وعند نهاية العمل اليومى ينقل كل ما جمعه من ملاحظات وحوارات وصور وفيديو إلى الكمبيوتر المحمول ويرسله عن طريق الإنترنت إلى مقر المركز بالقاهرة.
يتلقى الأرشيف رسائل الجامعين الميدانيين. ويتولى فريق متخصص "إدخال البيانات" إلى الكمبيوتر بالمركز. ثم يتناول خبير كل وحدة (الأدب، الثقافة المادية، ...) فحص المادة المجموعة وفهرستها وإعدادها للحفظ. وفى نفس الوقت يمكنهم عبر الانترنت الاتصال الفورى بالجامعيين فى الميدان لمناقشة أية مشكلات وتوجيههم لتعديل المسار عند الاقتضاء. كما يسافر الخبراء إلى مواقع العمل الميدانى لمراقبة سير البحوث على الطبيعة.
المرحلة الثالثة : الحفظ والتصنيف
قواعد البيانات
قاعدة البيانات هى مجموعة من التسجيلات المتماثلة مع علاقات محددة بين هذه التسجيلات(1) ولقد شهدت تقنية قواعد البيانات تطورَا كبيرَا منذ بدايتها، ففي السبعينيات من القرن العشرين استخدمت قواعد البيانات التسلسليةHierarchique، وبعد ذلك في الثمانينيات استخدمت قواعد البيانات العلاقية Relationnelle، أما في التسعينيات فأضيفت إليها قواعد البيانات الهدفية Oriented Object .
ويشهد العصر الحالي تطورات سريعة في مجال تكنولوجيا المعلومات، التي بدأت منذ زمن ليس ببعيد باستخدام الحاسبات الإلكترونية، ثم تطورت بالتزاوج بين الحاسبات وتكنولوجيا الاتصالات فأنتجت الشبكات المحلية، ثم الشبكات الواسعة، التي تطورت وتشابكت بدورها حتى ظهرت الإنترنت (الشبكة الدولية للمعلومات) وتطبيقاتها المتعددة.
ومن أبرز التطبيقات التكنولوجية في هذا الصدد قواعد البيانات ، سواء قواعد بيانات النصوص الكاملة أو قواعد البيانات المزودة بصور للنصوص الكاملة أو لأجزاء منها، وذلك بغرض إتاحة النصوص الكاملة لأوعية المعلومات إلى جانب التسجيلات الببليوجرافية التي تصفها. ومنذ ذلك الحين أقدمت مكتبات كثيرة في العالم على إعداد قواعد البيانات التي تتضمن صورَا من مقتنياتها المخطوطة ، سواء العربية أو الإسلامية على الإنترنت (1).
ومن جهة أخرى برز تحد جديد في كيفية تحويل قواعد البيانات من قواعد تخزين وبحث عن المعلومة إلى مخازن للمعلومات تستنتج المعرفة وتساعد علي اتخاذ القرار. لذلك أصبح من الضروري وجود أنظمة معلوماتية جديدة تتعامل مع هذه البيانات من حيث التخزين والاسترجاع والعرض بهدف المساعدة علي اتخاذ القرار والتخطيط والرؤية المستقبلية. وتعتبر تقنيات استخراج المعلومات Data Mining وما يتفرع عنها من استخراج المعلومات من النصوص Text Mining مع استخدام مخازن المعلومات Data Warehousing واستخدام هذه التقنيات المتاحة على شبكة الانترنت فيما يسمى Web Mining.
إن الهدف من تخزين المعلومات بكل أشكالها ليس فقط حفظها من الضياع ، بل الاستفادة منها في البحث والتحليل، وهذا يتطلب إمكانية الاتصال بين المستخدم والآلة باستخدام لغة المستخدم، مع ما يتطلبه ذلك من تملك للآلة لبعض الذكاء والمعرفة اللغوية وميدان العمل Context ودوافع المستخدم (1) .
أن قاعدة البيانات (معلومات) هي مجموعة من عناصرِ البياناتِ المنطقية المرتبطة بعضها مع بعض بعلاقة رياضية، تخزن في جهاز الحاسوب عَلى نحو منظّم، حيث يقوم برنامج (حاسوب) يسمى محرك قاعدة البيانات بتسهيل التعامل معها و البحث ضمن هذه البيانات، وإمكانية الإضافة والتعديل عليها. الهدف الأساسي لقواعد البيانات هو التركيز على طريقة تنظيم البيانات، وليس على التطبيقات الخاصة. أي إن تصميم البيانات يراعى أن تكون تلك البيانات خالية من التكرار ويمكن استرجاعها وتعديلها والإضافة عليها دون المشكلات التي يمكن أن تحدث مع وجود التكرار فيها. وهذا يتم عن طريق إيجاد ثلاثة مستويات من التجريد أو النماذج لقواعد البيانات تسمى نماذج التطبيع (Normalizing Forms)،ويقصد بها جعل تركيبة البيانات أقرب إلي الطبيعة التصنيفية.
المرحلة الرابعة: الإعداد الفنى
ويتم تلافى أوجه القصور والأخطاء التى قد تظهر فى المادة المجموعة ميدانيا؛ نتيجة ظروف الميدان أو الجامعين أو الأجهزة المستخدمة ( دون تدخل فى شكل المادة أو مضمونها) كى تخرج فى أفضل صورة قبل إتاحتها للجمهور فى المركز وعلى شبكة الانترنت وهى تضم: (مونتاج - الجرافيك - هندسة الصوت )
نتيجة لتطور تكنولوجيا المعلومات والاتصالات فى العصر الحديث -عصر مجتمع المعلومات- وتأثيرها على جميع المجالات والتخصصات، أصبح الإنترنت أحد المصادر الأساسية للمعلومات وأهم أشكال المخرجات، حيث يشجع المهتمين-المهمومين- بالمأثورات الشعبية في جميع أنحاء العالم على التفاعل ويسمح لهم بتبادل ومشاركة المعلومات فيما بينهم، ويقوم باختزان هذه المواد، ويتيح مميزات وفرصاً ملموسة حيث أنه يقدم مخزون من المعلومات والمالتي ميديا عن المأثورات الشعبية المصرية ولا يتعامل فقط مع النص المكتوب وإنما يتعامل مع النص المكتوب والصوت المسموع والصورة الثابتة أو المتحركة بما يدعم وييسر تقديم المعلومات بطريقة مناسبة.
وبالتالى فأن أحد أهداف الأرشيف زيادة معدل إنتاج صناعة المحتوى من حيث: معدل النشر الورقي والإلكتروني، والإنتاج الإعلامي والسينمائي، والبرمجيات التطبيقية، ومواقع تقديم خدمات المحتوى على الإنترنت فى مجال المأثورات الشعبية وذلك عن طريق توفير الموارد الخام لصناعة المحتوى وتشمل: قواعد البيانات، وبنوك الصور، والأرشيفات الورقية والإلكترونية، وحجم المكتبات الرقمية والورقية.